[Sous-titres disponibles en français. Cliquez sur l'icône ⚙︎]
[Subtitles available in English. Click on the ⚙︎ icon]
Boekhoudportalen zijn ontstaan in een tijdperk waar de cloud de nieuwe norm was. Ondernemers gingen platformen als Dropbox of Google Drive gebruiken om er hun digitale documenten op te bewaren en met hun accountant te delen. Maar daardoor kreeg de accountant vaak een andere oplossing per ondernemer, wat vooral meerwerk en organisatie met zich meebracht. Een eigen centrale cloudoplossing waar ondernemers hun documenten konden droppen, was dus efficiënter. Dat werd dan ook de voornaamste rol van het boekhoudportaal. Even inloggen, je documenten uploaden en klaar.
Pdf’s in de mailbox kan de ondernemer lokaal bewaren en opladen. Papieren documenten kan hij scannen met zijn smartphone of desktopscanner en vervolgens opladen. Soms biedt het portaal ook een app om documenten te fotograferen en tegelijk te uploaden. En sommige boekhoudpakketten bieden hun gebruikers naast een portaaltoegang ook een gepersonaliseerd e-mailadres waarnaar ze hun digitale facturen kunnen sturen. Het doorsturen van een e-mail met factuur naar dat adres is dan alvast eenvoudiger dan de factuur lokaal te bewaren en te moeten uploaden in een portaal.
Vandaag zijn papieren facturen nog volop aanwezig. En het digitaliseren van een factuur (door de ondernemer) zal nog een hele tijd noodzakelijk blijven. Denk ook maar aan de vele papieren bonnetjes die we nog ontvangen. Scannen (en uploaden) blijft dus nog steeds een onvermijdelijke stap in het bijhouden vaneen digitale administratie.
Kijken we naar het landschap van de digitale facturen, dan zien we wel veel beweging. Terwijl we vroeger enkel ‘digitale’ facturen als pdf in de mailbox kregen, kijken we nu hoopvol uit naar een 100% echte digitale administratie waarbij facturen in een standaard formaat als UBL en via een netwerk als Peppol circuleren tussen leveranciers en klanten. Maar we zijn nog altijd een heel eind verwijderd van deze standaard. En het zal wachten zijn op een verplichting van de overheid om dit in een stroomversnelling te brengen. Het aandeel UBL-facturen dat via Peppol verstuurd wordt, is op dit moment dan ook nog beperkt. In dit vacuum tussen papieren facturen en UBL-facturen is er een heel andere realiteit ontstaan. Namelijk een ongestructureerde diversiteit aan manieren waarop we alles (al dan niet in pdf-formaat) digitaal uitwisselen.
Centraal in deze digitale uitwisseling van pdf facturen staat onze mailbox. En als we vandaag naar onze mailbox kijken, dan zien we 4 manieren waarop facturen tot bij ons komen.
De pdf factuur zit in bijlage, soms ook samen met een UBL-versie van de factuur. De factuur kan je lokaal bewaren en uploaden in een portaal. Of je kan de e-mail manueel doorsturen naar je persoonlijk e-mailadres in de boekhoudsoftware.
Nu kan de ondernemer de e-mail niet zomaar doorsturen. De portalen weten hier vandaag geen raad mee. Het manueel downloaden van de factuur, het lokaal bewaren en dan uploaden in het portaal is de enige oplossing. En als je te laat bent, dan is de downloadlink zelfs niet meer geldig en moet je op het leveranciersplatform inloggen om je factuur te kunnen downloaden.Vele leveranciers in telecom en energie doen hieraan mee.
Leveranciers zoals Belgian Fuel Card (Velocity), Esso Card Online, Parkmobile, ... vragen je vaak standaard om in te loggen op hun portaal. Daar moet je dan op zoek gaan naar de juiste webpagina om vervolgens de factuur te kunnen downloaden. En natuurlijk ook weer uploaden in het boekhoudportaal.
Denk aan de mails van de NMBS, Apple, GooglePlay ... waarbij de e-mail zelf het betaalbewijs of de factuur is. Hier zien we soms verschrikkelijke scenario’s waarbij de ondernemer de e-mail print om hem vervolgens weer te scannen en te uploaden. We gaan dus van digitaal naar analoog en terug naar digitaal. ‘Eenvoudiger’ zou zijn om de mail te bewaren of te printen als pdf en deze vervolgens te uploaden.
Voor de ondernemer is knap lastig geworden. De digitale diversiteit is een stoorzender en werkt contraproductief. De complexiteit en workload gaan omhoog en ondernemers haken af.
In een navraag bij Belgische ondernemers stellen we vast dat maar liefst 47% van de ondervraagden het verzamelen van alle facturen als de grootste uitdaging in hun administratie ervaart. Gevolgd door het overzicht behouden (24%) en het digitaliseren van bonnetjes (14%).
Boekhoudportalen verwachten van de ondernemers dat ze zelf hun mailbox in het oog houden, tijdig de facturen downloaden, dan inloggen op hun portaal om vervolgens de documenten daar weer te uploaden.
Bij OkiOki gebeurt dit volledig automatisch. OkiOki downloadt alle facturen uit de mailbox. Ze verlost de ondernemer dus van dit lastige karwei. Op die manier zijn de facturen in de mailbox en de motivatie van de ondernemer geen bottleneck meer voor de accountant.
Hoe?
OkiOki integreert rechtstreeks met de mailbox van ondernemers en downloadt daaruit alle facturen. De facturen in bijlage, de facturen achter downloadlinks zoals die van Telenet, de facturen op portalen zoals die van Belgian Fuel Card en de e-mails die een factuur op zich zijn zoals die van de NMBS, Apple en Google.
OkiOki is dan ook niet het zoveelste passieve portaal.
Ze is een actieve assistent, gebouwd voor de ondernemer, geliefd door de accountant.
Wil je zelf ervaren hoe OkiOki voor jou als ondernemer het verschil kan maken? Probeer OkiOki dan nu gratis.
Wil jij als accountant van dichtbij kennis maken met de meest efficiënte en effectieve oplossing voor de aanlevering van documenten? Boek een afspraak en laat ons even bijpraten. We luisteren graag naar jouw uitdagingen en tonen je hands-on hoe OkiOki een antwoord biedt.
Dit artikel is deel van ons ebook 'De zin en onzin van het boekhoudportaal in pre-accounting'.
Interesse in het volledige ebook? Download het hier.
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.
In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.
In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :
Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki.
Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.
Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.
Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.
Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.
Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:
CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.
Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre portail comptable aujourd'hui et comment vous pouvez faire une différence pour vous et vos entrepreneurs.
Download
Ontdek hoe je vandaag het meeste kan halen uit je boekhoudportaal en hoe je het verschil kan maken voor jezelf en je ondernemers.
Download
Volg ons en blijf up-to-date
Suivez-nous pour en savoir plus
Follow us
