OkiOki is een digitale assistent die speciaal is ontwikkeld om het werk van accountants te ondersteunen en de administratieve lasten te verlichten. Dankzij de geavanceerde automatisering van OkiOki kunnen accountants in real-time de dossiers van hun klanten verwerken, zonder te jagen achter documenten of manuele lijstjes bij te houden.
‍

• Automatische documentverzameling:
  
  OkiOki verzamelt proactief facturen en financiële documenten uit verschillende bronnen, zoals e-mails, leveranciersportalen en het Peppol-netwerk, en levert deze centraal aan via één gestroomlijnd kanaal. Dit lost het probleem op van facturen die via verschillende kanalen binnenkomen, waardoor het verzamelen van facturen makkelijker wordt en manuele lijstjes overbodig zijn.
  ‍

• Efficiënte verwerking:
  
  ‍Documenten worden na OCR automatisch omgezet in gestructureerde UBL-bestanden, die je direct en automatisch kunt verwerken in je boekhoudsoftware. Dit vermindert de handmatige invoer en verkleint de kans op fouten.
  ‍
• Real-time toegang tot bancaire informatie:
  
  ‍Dankzij de koppelingen met bankrekeningen en kredietkaarten krijg je als accountant real-time inzicht in de financiële situatie van je klanten. Voor vennootschappen ontvang je automatisch slimme CODA-bestanden die je snel kunt verwerken. Voor eenmanszaken worden alle transacties automatisch afgepunt en dus vollediger opgevolgd zonder dat het jou meer werk vraagt.
  ‍
• Tijdwinst:
  
  ‍Door de automatisering van repetitieve taken kunt u meer tijd besteden aan advisering en het opbouwen van sterke klantrelaties.

‍

OkiOki onderscheidt zich door de proactieve werking en gebruiksgemak, waardoor jij als accountant efficiënter kunt werken en minder afhankelijk bent van de aanlevering door je klanten. In tegenstelling tot andere platforms zoekt OkiOki zelfstandig naar ontbrekende documenten en automatiseert het de volledige aanlevering van de documentenstroom.

‍

Wat maakt OkiOki uniek?

‍

• Proactieve documentverzameling zonder tussenkomst van de ondernemer:
  ‍
  ‍OkiOki haalt automatisch facturen en financiële documenten op uit e-mails, leveranciersportalen en het Peppol-netwerk, zonder dat jouw klant handmatig documenten hoeft te uploaden. Hierdoor ben jij niet langer afhankelijk van de ‘goodwill’ van je klanten. Waar je bij andere oplossingen zoals Billit, ClearFacts of BilltoBox afhankelijk bent van de klant om documenten aan te leveren, zorgt OkiOki ervoor dat de benodigde documenten proactief worden verzameld. Zo fungeert OkiOki als een actieve assistent in plaats van een passief portaal, waardoor jij altijd de juiste documenten op tijd ontvangt.
  ‍
• Slimme overdracht naar de accountant met minimale inspanning van de ondernemer:
  ‍
  OkiOki vraagt de ondernemer om de OCR-gegevens te controleren en aan te geven of het om een aankoop- of verkoopfactuur gaat. Vervolgens bepalen slimme algoritmes wanneer de documenten automatisch doorgestuurd mogen worden naar jou als accountant. Dit houdt de ondernemer betrokken bij het proces, terwijl jij tijd bespaart en sneller toegang hebt tot gestructureerde informatie.
  ‍
• Geavanceerde de-duplicering om dubbele documenten te voorkomen:
  ‍
  OkiOki herkent en verwijdert zowel harde duplicaten (identieke bestanden) als zachte duplicaten (verschillende versies van hetzelfde document, zoals een UBL- en PDF-versie). Dankzij deze intelligente filtering ontvang jij enkel de juiste documenten in je boekhoudsoftware, waardoor fouten en duplicaten voorkomen worden.
  ‍
• Geen lastige derdenrekeningen zoals bij Billtobox:
  ‍
  OkiOki integreert rechtstreeks met de bestaande bankrekening van de ondernemer. De ondernemer doet ook de betalingen van documenten in OkiOki via deze rekening. Dit maakt dat alle betalingen dan ook rechtstreeks zichtbaar zijn op de bankrekening van de ondernemer en in onze codabestanden. En dus geen lastige derdenrekeningen.
  ‍
• Alles-in-één oplossing voor administratie, bankafstemming en e-facturatie:
  ‍
  Het platform combineert documentverwerking, bank reconciliatie, e-facturatie en meer in één gebruiksvriendelijke interface. Alles aan een duidelijke all-in prijs. Dus geen afzonderlijke facturatie-oplossing aan een extra kost zoals bij Clearfacts.

‍

Sterke focus op de accountant:
‍

• Intuïtieve takenlijst en proactieve ondersteuning:
  ‍
  OkiOki helpt ondernemers hun documenten op een consistente manier aan te leveren door hen proactief te ondersteunen met een intuïtieve takenlijst en een eenvoudige interface. Zo ontvang jij als accountant altijd alle benodigde documenten op tijd en in de juiste vorm, zonder extra opvolging. Hierdoor verbetert niet alleen de efficiëntie van jouw werkproces, maar ook de volledigheid en kwaliteit van de dossiers.
  ‍
• Naadloze integratie voor efficiëntere verwerking van dossiers:
  ‍
  Dankzij de automatische documentherkenning en handmatige controles aan de zijde van de ondernemer, ontvang jij de documenten precies zoals je deze nodig hebt. Dit voorkomt fouten, verbetert de kwaliteit van de aangeleverde gegevens en zorgt ervoor dat de dossiers van je klanten in real-time kan verwerken.
  ‍

Bovendien biedt OkiOki accountants unieke oplossingen voor CODA-bestanden, kredietkaarten en inzicht in de volledigheid van de administratie van de ondernemer. Zo kun jij als accountant je klanten nog beter ondersteunen en houd je meer tijd over voor strategisch advies en begeleiding.

‍

OkiOki sluit naadloos aan bij de werking van je kantoor en is compatibel met elk boekhoudpakket in België. Bovendien kan OkiOki volledig worden aangepast aan de huisstijl van je kantoor, zodat je klanten altijd een consistente en professionele ervaring hebben.

‍

Integratie met elke boekhoudsoftware
‍

• Compatibiliteit met alle Belgische boekhoudpakketten:
  ‍
  OkiOki levert UBL-bestanden die probleemloos geïntegreerd kunnen worden met elk boekhoudpakket. Dit zorgt ervoor dat je bestaande software en werkprocessen ongewijzigd blijven. Je hoeft dus geen nieuwe software te leren kennen of je werkwijze aan te passen — OkiOki past zich aan jou aan.
  ‍
• Behoud van je huidige werkwijze:
  ‍
  OkiOki laat de accountant toe om de bestaande manier van werken te behouden. De accountant hoeft geen boekingen voor te bereiden in OkiOki. Als accountant blijf je dan ook werken met je favoriete en vertrouwde boekhoudpakket.
  ‍
• Eén centraal aanleverplatform voor al je klanten:
  ‍
  Werk je met meerdere boekhoudpakketten binnen je kantoor? OkiOki fungeert als hét centrale aanleverplatform voor al je klanten, ongeacht het gebruikte pakket. Dit betekent dat je slechts kennis hoeft te hebben van één systeem, waardoor je tijd bespaart op training van je medewerkers en eenvoudiger de nieuwste functionaliteiten kunt volgen.

‍

Aanpasbare huisstijl
‍

• Jouw logo en huisstijl voor een professionele uitstraling:
  ‍
  ‍Je klanten krijgen bij het inladen van OkiOki steeds jouw logo en huisstijl te zien, waardoor de branding van jouw kantoor duidelijk zichtbaar blijft.
  ‍
• Volledige personalisatie van de OkiOki-app:
  ‍
  ‍Optioneel kun je de volledige OkiOki-app personaliseren met je eigen logo en kleuren, zodat het perfect aansluit bij de huisstijl van je kantoor. Dit zorgt voor een professionele en consistente uitstraling naar je klanten.
  ‍
• Login vanaf je eigen website:
  ‍
  ‍Je kunt klanten eenvoudig toegang geven tot OkiOki via een login op je eigen website. Hierdoor ervaren je klanten OkiOki als een integraal onderdeel van jouw dienstverlening.

‍

Met de verplichte invoering van e-facturatie in 2026 is het essentieel dat je klanten snel en eenvoudig kunnen aansluiten op het Peppol-netwerk. OkiOki biedt volledige ondersteuning, zodat jij als accountant jouw klanten probleemloos kunt begeleiden bij deze overgang en zij volledig voldoen aan de nieuwe regelgeving.

‍

• Volledige Peppol-ondersteuning:
  ‍
  OkiOki is volledig compatibel met het Peppol-netwerk en ondersteunt zowel het verzenden als het ontvangen van e-facturen. Dit betekent dat je klanten moeiteloos de overstap kunnen maken naar e-facturatie en jij erop kunt vertrouwen dat alle facturen voldoen aan de nieuwe wetgeving. Dit voorkomt extra werk en controle van jouw kant.
  ‍
• Automatische registratie en identificatie:
  ‍
  • ‍OkiOki verzorgt de automatische identificatie en registratie van je klanten op het Peppol-netwerk. Dit betekent dat je geen extra handmatige stappen hoeft uit te voeren voor de registratie van klanten of het verificatieproces. OkiOki verifieert automatisch de identiteit van je klanten (vereist voor de verzending van e-facturen) en registreert hen op haar toegangspunt (vereist voor het ontvangen van e-facturen).
    ‍
  • Als een klant al bij een ander toegangspunt is geregistreerd, detecteert OkiOki dit en begeleidt de klant bij het overschakelen. Dit voorkomt dubbele registraties en zorgt voor een soepel proces.

‍

• Klaar voor de toekomst:
  ‍
  Door gebruik te maken van OkiOki zorg je ervoor dat je klanten volledig voorbereid zijn op de verplichte e-facturatie wetgeving die op 1 januari 2026 ingaat. Ze voldoen niet alleen aan de wettelijke eisen, maar profiteren ook van de voordelen van e-facturatie. Dit betekent concreet minder handmatige controles en meer zekerheid dat alle facturen op de juiste manier worden verwerkt.

‍

Ondernemers ontvangen facturen via diverse kanalen zoals Peppol, e-mail, leveranciersportalen, of zelfs nog steeds fysieke documenten. Dit versnipperde proces maakt het lastig om facturen efficiënt te beheren en te verwerken. OkiOki biedt de oplossing door deze documentenstroom automatisch te centraliseren en te zorgen voor een naadloze integratie zonder duplicaten of gemiste facturen.

‍

Multikanaal verzameling: OkiOki verzamelt in real-time alle documenten uit verschillende kanalen en bronnen:
‍

• E-mailbijlagen en inline facturen:
  
  OkiOki verzamelt niet alleen bijlagen uit e-mails, maar herkent ook facturen die verstopt zitten achter downloadlinks of inline in de e-mail staan. Zo gaat geen enkele factuur verloren, ongeacht op welke manier deze wordt verzonden. Het is uniek in het actief en automatisch ophalen van documenten uit de mailbox van de klant, iets wat andere platforms niet doen.
  ‍‍
• Leveranciersplatforms:
  
  ‍Het kan real-time inloggen op leveranciersportalen om facturen te downloaden, zoals Total of Esso Card Online, en zorgt ervoor dat alle documenten tijdig beschikbaar zijn.

• Internationale facturen en overige documenten:
  
  ‍OkiOki verzamelt automatisch internationale facturen en andere documenten zoals contracten of uitgavenstaten die niet via Peppol worden geleverd. Dit gebeurt volledig zonder handmatige tussenkomst van de ondernemer.
  ‍

‍Voorkomen van duplicaten: Het platform gebruikt geavanceerde algoritmes om dubbele facturen in real-time te herkennen en te verwijderen:
‍

• Detectie van dubbele facturen:
  
  ‍Soms komen facturen via meerdere kanalen binnen, zoals zowel via e-mail als Peppol. OkiOki herkent deze duplicaten direct, zodat ze niet twee keer worden verwerkt.
  ‍
• Automatische verwijdering van duplicaten:
  
  ‍Door duplicaten automatisch te verwijderen, minimaliseert het platform de kans op fouten en zorgt het voor een betrouwbare, real-time administratie. Hierdoor heb je altijd een nauwkeurig en up-to-date overzicht van je administratie.
  ‍

‍Geautomatiseerde verwerking:
‍Alle verzamelde documenten worden automatisch omgezet naar gestructureerde UBL-bestanden die direct klaar zijn voor verdere verwerking in de boekhoudsoftware:
‍

• Volledig geautomatiseerde documentenstroom:
  
  ‍Facturen worden in één centrale omgeving real-time beheerd, waardoor handmatige verwerking, controle of de-duplicatie overbodig wordt.
  ‍
• Tijds- en kostenbesparing:
  
  Door een consistente en foutloze verwerking bespaart OkiOki zowel tijd als moeite voor accountants en ondernemers. Zo kunnen zij zich richten op belangrijkere taken, zoals financieel advies en klantbeheer.

‍

Nauwkeurigheid is essentieel in financiële administraties. OkiOki maakt gebruik van geavanceerde technologieën om gegevens effectief te verwerken, duplicaten te elimineren en fouten te minimaliseren.
‍

• Geavanceerde technologie:
  
  OkiOki gebruikt Optical Character Recognition (OCR) en geavanceerde data-analyse om nauwkeurig gegevens uit documenten te halen, zelfs als deze in verschillende formaten of als afbeelding zijn bijgevoegd.
  ‍
• Automatische omzetting naar gestandaardiseerde formaten:
  
  ‍OkiOki converteert alle verzamelde documenten automatisch naar een gestandaardiseerde UBL-formaat (Universal Business Language). Dit zorgt voor consistentie in de documentverwerking en maakt een naadloze integratie in uw boekhoudsoftware mogelijk, zonder handmatige aanpassingen.
  • Omdat ieder boekhoudpakket een eigen versie van UBL verwacht, past OkiOki haar UBL-documenten automatisch aan, zodat ze compatibel zijn met de specifieke eisen van jouw boekhoudsoftware.
    ‍
• Intelligente documentclassificatie:
  
  ‍OkiOki maakt gebruik van slimme algoritmes om automatisch het type document te herkennen, zoals aankoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota’s, bonnetjes, uitgavenstaten of andere soorten documenten.
  • Voordeel: Dit bespaart zowel tijd voor de ondernemer als de accountant, doordat alle documenten automatisch in het juiste dagboek terechtkomen, zonder dat er handmatige sortering nodig is.
    ‍
• Eliminatie van duplicaten:
  
  ‍Door slimme de-duplicatie-algoritmes detecteert OkiOki dubbele documenten die via meerdere kanalen binnenkomen, zoals e-mail of Peppol, en verwijdert deze automatisch:
  • Voorkomen van dubbele verwerking: OkiOki voorkomt dat documenten meerdere keren worden verwerkt, wat het risico op fouten aanzienlijk vermindert.

‍

In een tijd waarin gegevensbescherming van cruciaal belang is, zorgt OkiOki ervoor dat alle data veilig en met respect voor de privacy wordt behandeld, terwijl jouw processen efficiënter worden gemaakt.
‍

• ‍Erkenning als financiële instelling:
  
  OkiOki is erkend door de Nationale Bank van België (NBB) en rapporteert maandelijks aan deze toezichthouder. Als erkende instelling volgt OkiOki de strikte maatregelen van de ISO27001-norm, die de hoogste standaarden voor informatiebeveiliging vastlegt. Dit betekent onder andere dat alle dataverkeer plaatsvindt via een streng beveiligd protocol (TLS), dat ook door banken wordt gebruikt, en dat alle data versleuteld (geëncrypteerd) wordt opgeslagen in de Azure Cloud.
  ‍
• ‍Veiligheid en privacy-audits:
  
  Omdat OkiOki integreert met mailboxen, ondergaat het platform jaarlijks uitgebreide veiligheidsaudits door Google. Deze onafhankelijke controle garandeert dat OkiOki blijft voldoen aan de strengste normen voor gegevensbescherming en privacy.

‍

OkiOki en Xerius ondersteunen ondernemers en accountants met educatie, activatie en optimalisatie om de overstap naar e-facturatie soepel te laten verlopen. Van trainingen tot lanceringsplannen en procesoptimalisatie, wij bieden begeleiding op maat.
‍

Educatie:
‍

• Opleiding e-facturatie:
  ‍
  OkiOki biedt trainingen aan voor kantoormedewerkers en klanten om hen volledig wegwijs te maken in het gebruik en de voordelen van e-facturatie.
  ‍
• Opleiding in het gebruik van OkiOki:
  ‍
  OkiOki traint accountantsteams in het optimaal gebruik van het OkiOki-portaal en begeleidt hen bij de onboarding van klanten. Daarnaast organiseert OkiOki gepersonaliseerde demo’s voor kantoren en hun klanten, zowel overdag als ’s avonds, om een vlotte start te garanderen.
  ‍

Activatie:
‍

• Lanceringsplan en implementatie:
  ‍
  Samen met het kantoor stellen we een lanceringsplan op en ondersteunen we bij de uitvoering ervan, zodat de overgang naar e-facturatie soepel verloopt.
  ‍
• Opstartplan voor verplichte e-facturatie:
  ‍
  In het kader van de verplichte e-facturatie ontwikkelen we samen een opstartplan voor 2025. Zo zorgen we ervoor dat alle klanten tegen 1 januari 2026 actieve gebruikers zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten.
  ‍
• Ondersteuning bij de opstart:
  ‍
  OkiOki ondersteunt ondernemers bij de opstart met informatieve brochures, online video’s, een uitgebreid supportportaal en tweewekelijkse open demo’s. Dit maakt het voor hen eenvoudiger om de overgang te maken en het gebruik van e-facturatie te implementeren.
  ‍

Optimalisatie:
‍

• Evaluatie van gebruik:
  ‍
  Nadat de klanten van start zijn gegaan, evalueren we of ze optimaal gebruik maken van het platform en bieden we verdere ondersteuning waar nodig.
  ‍
• Virtuele assistentie:
  ‍
  OkiOki kan kantoren en hun klanten in contact brengen met virtuele assistenten (VA’s) die hen helpen bij het efficiënt beheren van de financiële administratie.

‍