[Sous-titres disponibles en français. Cliquez sur l'icône ⚙︎]
[Subtitles available in English. Click on the ⚙︎ icon]
Een van de vervelendste dingen aan je financiële administratie is waarschijnlijk dat je nog een groot deel van je facturen of bonnetjes op papier krijgt. Vandaag zijn er gelukkig veel mogelijkheden om je papieren bonnetjes en facturen gemakkelijk te digitaliseren.
Zo zijn er verschillende scanning apps waarmee je foto’s van papieren facturen kan omzetten in PDF’s, die OkiOki dan kan uitlezen via OCR. We sommen hieronder enkele van de interessantste scan apps op en vertellen je hoe je met OkiOki nog makkelijker alle documenten op 1 plek hebt, dus ook je papieren bonnetjes!
Onze eigen favoriete scan apps zijn de OneDrive app en de Dropbox app. Deze twee applicaties werken heel goed samen met OkiOki en andere software omdat ze integreren met een cloudopslagservice. Je kan met beide apps heel snel PDF’s maken van al je documenten, je kan de bestanden gemakkelijk doorsturen en daarbij staan ze altijd veilig in de cloud opgeslagen. Bovendien zijn beide applicaties gratis te gebruiken.
Deze apps vormen ook de snelste manier om papieren documenten in OkiOki te krijgen, want alle bonnetjes die je met deze apps scant en opslaat in je cloud folder die geconnecteerd is met OkiOki, zal OkiOki automatisch oppikken.
Ook de Google Drive Scanning app is een handige app om papieren bonnetjes te digitaliseren. Ook hier kan je alle vormen van papieren documenten scannen en ze door de app laten omzetten in PDF’s. Je kan meerdere pagina’s scannen en ze samen brengen in één document. Ook deze app is gratis te gebruiken.
Swift Scan is een scanning app met heel uitgebreide functionaliteiten. Zo kan je natuurlijk alle vormen van papieren documenten digitaliseren, maar je kan bijvoorbeeld ook persoonlijke mappen aanmaken om je documenten beter te organiseren. De app integreert met verschillende cloud services, maar je kan de gescande documenten ook meteen doorsturen via e-mail, waardoor je ook via deze scan app gemakkelijk papieren documenten in OkiOki kan krijgen.
ABBYY FineReader PDF is nog een scanning app waarmee je allerlei papieren documenten kan scannen. De app integreert ook met verschillende cloudservices zoals Dropbox en ICloud Drive, maar je kan ook documenten doorsturen via e-mail.
Ook met deze scanning app kan je gemakkelijk papieren documenten scannen, samenvoegen en organiseren. Je kan de gescande documenten opslaan als PDF of JPG bestanden. En Genius Scan integreert bovendien met verschillende cloudservices, waardoor je de documenten opnieuw makkelijk tot in OkiOki krijgt.
CamScanner is een scanning app die papieren documenten omzet in duidelijke en overzichtelijke PDF’s. Zij bewaren je documenten bovendien ook met veel beveiliging en zorgen ervoor dat je de bestanden makkelijk kan delen, en dus ook makkelijk in OkiOki kan krijgen!
Adobe Scan is nog een andere app die van papieren documenten heel duidelijke en nette PDF’s maakt, die je veilig kan bewaren en makkelijk kan exporteren en delen. Het is op zich een vrij simpele app vergeleken met enkele andere apps in het lijstje, maar dat maakt het net heel gemakkelijk om hem te gebruiken. Bovendien is de basisversie van de app ook gratis te gebruiken.
En als je nog niet genoeg keuze hebt, is er ook nog Microsoft Lens. Microsoft Lens (vroeger Office Lens) is een app die opnieuw alle soorten papieren of offline documenten naar digitale bestanden kan omzetten. Dat kunnen niet alleen PDFs zijn, maar ook Word of PowerPoint documenten. Je kan al je gescande documenten eenvoudig in OkiOki krijgen door ze te uploaden in OneDrive of door te sturen via e-mail.
Zoals al gezegd kan je met veel verschillende scanning apps papieren bonnetjes en documenten digitaliseren en makkelijk tot in OkiOki krijgen. Elke applicatie
kan je namelijk gebruiken om snel en gemakkelijk papieren facturen of bonnetjes aan je OkiOki archief toe te voegen.
Om het nog makkelijker te maken, kan je ook gewoon papieren documenten scannen met de OkiOki app. Wanneer je OkiOki op je smartphone gebruikt (surf gewoon naar www.okioki.app), kan je meteen een foto nemen van je document of een eerder genomen foto uploaden. Op deze manier komt het gedigitaliseerde bonnetje meteen terecht in je OkiOki archief.
Werk jij liever nog met een scanner of copier waarmee je al je papieren facturen in bulk kan inscannen? Ook op die manier kan je ze makkelijk in OkiOki krijgen. Je kan je gebundelde PDF met de gescande documenten manueel in OkiOki uploaden of opslaan in je cloud waardoor het document automatisch in OkiOki komt.
Nadien kan je het document via de ‘Splits & groepeer’ functie automatisch in aparte facturen opsplitsen. OkiOki neemt het dan van je over om je documenten te matchen aan de juiste transacties en ze naar de boekhouder te verzenden.
Wil je zelf alle voordelen van OkiOki ontdekken? Probeer ze 30 dagen gratis uit.
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.
In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.
In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :
Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki.
Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.
Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.
Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.
Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.
Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:
CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.
Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre portail comptable aujourd'hui et comment vous pouvez faire une différence pour vous et vos entrepreneurs.
Download
Ontdek hoe je vandaag het meeste kan halen uit je boekhoudportaal en hoe je het verschil kan maken voor jezelf en je ondernemers.
Download
Volg ons en blijf up-to-date
Suivez-nous pour en savoir plus
Follow us
