[Sous-titres disponibles en français. Cliquez sur l'icône ⚙︎]
[Subtitles available in English. Click on the ⚙︎ icon]
Als bedrijfsleider is het essentieel om je facturatieproces te beveiligen. Peppol biedt een beveiligd netwerk voor het uitwisselen van e-facturen, waardoor je risico op fraude aanzienlijk vermindert zonder in te boeten op controle. In dit artikel belichten we de belangrijkste aspecten van Peppol en hoe dit zich vertaalt naar jouw je bedrijf.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk dat bedrijven in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het is ontworpen om de betrouwbaarheid en veiligheid van facturatieprocessen te verbeteren.
Een e-factuur is een elektronische factuur die in een gestructureerd formaat, zoals XML, wordt verzonden en ontvangen. Deze facturen kunnen automatisch worden verwerkt door boekhoudsoftware, waardoor handmatige invoer en de bijbehorende fouten worden geëlimineerd.
Beveiligde netwerken: Peppol maakt gebruik van beveiligde netwerken om e-facturen te verzenden en te ontvangen. Dit vermindert het risico dat facturen onderschept of gewijzigd worden door kwaadwillenden. In tegenstelling tot e-mails, die kwetsbaar kunnen zijn voor hacking en phishing, biedt Peppol een gesloten en gecontroleerd systeem.
Authenticatie van verzenders en ontvangers: Alle deelnemers aan het Peppol-netwerk moeten zich identificeren en authenticeren. Dit betekent dat je zeker weet dat de facturen die je ontvangt van legitieme bronnen komen. De identiteit van elke partij wordt gecontroleerd voordat ze toegang krijgen tot het netwerk.
Gestructureerde data: E-facturen worden in een gestructureerd formaat verzonden, zoals XML. Dit formaat maakt het moeilijker om facturen te vervalsen of te manipuleren, omdat elk onderdeel van de factuur op een specifieke manier moet worden opgesteld. Handmatige wijzigingen zijn gemakkelijk te detecteren.
Automatische verwerking: Omdat e-facturen automatisch door software worden verwerkt, wordt het risico op menselijke fouten verminderd. Handmatige invoer van facturen kan leiden tot fouten die door fraudeurs kunnen worden uitgebuit. Automatisering zorgt voor een nauwkeuriger en betrouwbaarder facturatieproces.
Gegarandeerde aflevering en verwerking: Binnen het PEPPOL netwerk gebruiken alle partijen dezelfde standaard. Dat betekent dat een e-factuur die wordt verzonden via het PEPPOL-netwerk gegarandeerd verwerkt kan worden door de ontvanger.
Versleuteling van gegevens: Gegevens die via Peppol worden verzonden, zijn versleuteld. Dit betekent dat zelfs als een kwaadwillende partij erin slaagt de gegevens te onderscheppen, ze de inhoud niet kunnen lezen zonder de juiste decryptiesleutel. Dit beschermt gevoelige informatie tegen ongeoorloofde toegang.
Integratie met boekhoudsoftware: Peppol en e-facturatie integreren naadloos met boekhoud- en ERP-systemen. Dit betekent dat facturen direct in deze systemen kunnen worden ingelezen zonder handmatige tussenkomst. Deze integratie vermindert de kans op fouten en maakt het moeilijker voor fraudeurs om facturen te manipuleren.
Stel je voor dat je bedrijf een factuur ontvangt via e-mail. Deze e-mail kan eenvoudig worden vervalst om er legitiem uit te zien, en de bijgevoegde PDF kan worden gemanipuleerd. Als je deze factuur handmatig invoert in je systeem, is er een kans dat je een fout maakt of dat je de fraude niet opmerkt.
Met Peppol en e-facturatie wordt de factuur via een beveiligd netwerk verzonden, en beide partijen (zowel de verzender als de ontvanger) zijn geauthentiseerd. De factuur wordt in een gestructureerd formaat verzonden, wat moeilijk te vervalsen is, en automatisch verwerkt door je boekhoudsoftware. Hierdoor wordt de kans op fraude aanzienlijk verminderd.
Peppol en e-facturatie bieden robuuste oplossingen om bedrijven te beschermen tegen fraude. Door gebruik te maken van beveiligde netwerken, authenticatie, gestructureerde data, automatische verwerking, tracking, versleuteling en integratie met boekhoudsoftware, kunnen bedrijven hun facturatieprocessen veiliger en betrouwbaarder maken. En dit leidt tot minder kans op fraude.
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.
In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.
In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :
Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki.
Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.
Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.
Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.
Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.
Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:
CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.
Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre portail comptable aujourd'hui et comment vous pouvez faire une différence pour vous et vos entrepreneurs.
Download
Ontdek hoe je vandaag het meeste kan halen uit je boekhoudportaal en hoe je het verschil kan maken voor jezelf en je ondernemers.
Download
Volg ons en blijf up-to-date
Suivez-nous pour en savoir plus
Follow us
