[Sous-titres disponibles en français. Cliquez sur l'icône ⚙︎]
[Subtitles available in English. Click on the ⚙︎ icon]
Elk bedrijf heeft een hekel aan klanten die niet tijdig betalen. En als de betaaltermijn oploopt, wachten ondernemers steeds langer op hun geld. Deze lange termijnen kunnen bovendien leiden tot ernstige cashflowproblemen…
Maar maak je geen zorgen, er zijn meerdere dingen die je kan doen om je facturen sneller betaald te krijgen! Door onderstaande tips toe te passen en betalingen simpel en laagdrempelig te houden, heb je rapper je centen.
Een eerste maatregel die je kan treffen, is de kredietwaardigheid van je potentiële klanten op voorhand nagaan.
Je kan dit doen via simpele Google of social media zoekopdrachten naar het bedrijf met eventuele toevoeging van termen als ‘fraude’ of ‘slechte ervaring’. Op Google en social media vind je vaak ook klantenrecensies terug die een beeld van het bedrijf kunnen schetsen.
Er bestaan ook websites om te achterhalen met wie je zaken doet, denk aan companyweb.be of de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hier vind je o.a. informatie over de betalingscapaciteit en de winstgevendheid van Belgische bedrijven.
Een tweede tip is om de betalingstermijn van je factuur duidelijk te communiceren. Gangbare betalingstermijnen van bedrijven en sectoren kunnen verschillen van degene waar jij toe behoort. 15 of 30 dagen zijn echter vaak voorkomende betalingstermijnen.
Toon op je factuur duidelijk een zin als “Deze factuur is te betalen binnen de 30 dagen”. Het is extra belangrijk om bij nieuwe klanten op te volgen of ze deze betalingstermijn respecteren. Indien dit niet het geval is, houd je dit best bij in een betalingsgeschiedenis van je klanten.
Verder is het belangrijk om algemene voorwaarden en legaal bindende afspraken zoals bv. eigendomsvoorbehoud duidelijk te vermelden.
We zijn als mensen luie wezens en we gaan maar al te vaak de makkelijke dingen op ons to-dolijstje eerst uitvoeren. Net daarom is het essentieel om het betalen van je facturen zo gemakkelijk en laagdrempelig mogelijk te houden.
Dit kan je doen door te werken met een vlotte online facturatie. Best verstuur je vlak na de levering je factuur vanuit je administratiesoftware naar je klant. Op dit factuur vermeld je kort en bondig de samenvattende betalingsgegevens.
Ook de transactie zelf kan je laagdrempeliger maken door op je factuur bijvoorbeeld een QR-code toe te voegen waarmee de betaling in één twee drie is uitgevoerd.
Door particulieren (een deel van) je factuur vooraf te laten betalen, verklein je het risico voor je bedrijf. Hoewel er voor dit bedrag in België geen wettelijke beperking geldt, hou je best voldoende rekening met je klanten.
Je kan vooruitbetaling of aanbetaling aantrekkelijk maken door kortingen of andere voordelen aan te bieden, op deze manier creëer je een win-winsituatie.
Je mag niet vergeten je openstaande facturen grondig op te volgen. Wanneer de betalingstermijn verlopen is, contacteer je de klant.
Je kan de klant bv. bellen maar het is nog handiger om met herinneringen via mail te werken. Met automatische betalingsherinneringen hoef je hier zelf geen tijd aan op te offeren.
Indien je factuur achterstallig blijft, geef je best een belletje of stuur je de opvolgende betalingsherinneringen op via de post. Het is immers goed mogelijk dat je e-facturen je klant niet bereiken wegens bijvoorbeeld een veranderd e-mailadres.
Tenslotte is het mogelijk om gebruik te maken van diensten als unpaid.be of recovr.be om moeilijkheden met achterstallige facturen of wanbetalers op te lossen. Deze diensten helpen bij het optimaliseren van de opvolging en betaling van je facturen en helpen je langdradige juridische procedures te voorkomen.
De facturatie features in onze app passen een aantal van bovenstaande tips automatisch toe.
OkiOki maakt voor jou nl.:
Op deze manier lig jij niet meer wakker over het opvolgen van facturen!
Wil jij dankzij OkiOki ook sneller betaald worden? Probeer ze 30 dagen gratis uit.
Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.
In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.
Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.
In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.
Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.
Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :
Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.
E-facturen bieden talrijke voordelen.
De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki.
Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Probeer het gewoon even. Start hier je 30 dagen trial.
Je kan zonder probleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.
Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.
Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.
Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden, uploaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.
Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:
CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.
Découvrez comment tirer le meilleur parti de votre portail comptable aujourd'hui et comment vous pouvez faire une différence pour vous et vos entrepreneurs.
Download
Ontdek hoe je vandaag het meeste kan halen uit je boekhoudportaal en hoe je het verschil kan maken voor jezelf en je ondernemers.
Download
Volg ons en blijf up-to-date
Suivez-nous pour en savoir plus
Follow us
