Een e-factuur, of elektronische factuur, is een gestructureerd elektronisch document in formaten zoals .XML en .UBL, dat automatisch kan worden verwerkt door facturatie- en boekhoudpakketten wereldwijd. E-facturen worden volledig digitaal verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via beveiligde netwerken zoals Peppol.

In vergelijking met een papieren en PDF-facturen biedt e-factatie diverse voordelen, waaronder een zeer snelle automatische verwerking, lagere verwerkingskosten door automatisering, een minimale kans op fouten, snellere betalingen door directe koppelingen, en tot slot een verhoogde veiligheid door het gebruik van geëncrypteerde netwerken.

Lees meer over de e-factuur en haar voordelen t.o.v. een papieren of PDF factuur.

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt elektronische documenten uit te wisselen, zoals e-facturen. Het netwerk maakt gebruik van open standaarden en een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor een gestroomlijnde en betrouwbare communicatie tussen verschillende partijen.

Ontdek hoe Peppol werkt, wat ‘access points zijn’ en hoe Peppol een internationale samenwerking ondersteunt.

In België wordt e-facturatie verplicht om twee belangrijke redenen. Ten eerste wil de overheid bedrijven helpen digitaliseren, wat jaarlijks tot 1.8 miljard euro kan besparen. Ten tweede helpt e-facturatie btw-fraude en fouten te voorkomen, wat de btw-kloof verkleint. Dit zorgt voor efficiëntere en veiligere belastinginning.

Werk je alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting dan niet. Maar je moet wel de e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Daarom moet je dus ook geregistreerd zijn op het Peppol netwerk.

E-facturen bieden talrijke voordelen.

• Ze verminderen het risico op fouten door automatische verwerking, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie in de administratie.
• Ze zorgen voor snellere betalingen doordat ontvangers ze sneller kunnen verwerken, wat de cashflow van je bedrijf verbetert.
• E-facturen worden via beveiligde netwerken zoals Peppol verzonden, waardoor de kans op fraude aanzienlijk afneemt.
• Ze verlagen de verwerkingskosten tot 30% in vergelijking met papieren facturen door de eliminatie van handmatige invoer.
• Bovendien vereisen e-facturen minder opslagruimte door digitale opslag en dragen ze bij aan duurzaamheid door het verminderen van papiergebruik en fysieke verzending.

Ontdek alle e-facturatie voordelen in detail

Een Peppol Access Point is een toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Het is essentieel voor bedrijven om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. Zonder toegang tot een Peppol Access Point kun je niet op het netwerk. Het fungeert als een digitale brug tussen leveranciers en klanten, wat zorgt voor snellere verwerking en minder fouten.

Niet alle facturen zullen via Peppol naar jou worden gestuurd. De e-facturatie verplichting is vandaag alleen maar van toepassing op ‘facturen’ van ‘Belgische’ bedrijven. Dus wat zal je nog steeds via andere kanalen ontvangen :

• Niet-facturen : bonnetjes, betalingsuitnodigingen van verzekeraars, boetes, …
• Facturen van buitenlandse leveranciers, denk aan Facebook, Google, Amazon, …

Veel documenten zullen dus nog steeds via je mailbox of leveranciersportalen tot bij jou komen. Gelukkig heeft OkiOki daarvoor nog steeds als enige speler in de markt haar unieke oplossing via de integratie met je mailbox en met leveranciersportalen.

E-facturen bieden talrijke voordelen.

• Ze verminderen het risico op fouten door automatische verwerking, wat zorgt voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie in de administratie.
• Ze zorgen voor snellere betalingen doordat ontvangers ze sneller kunnen verwerken, wat de cashflow van je bedrijf verbetert.
• E-facturen worden via beveiligde netwerken zoals Peppol verzonden, waardoor de kans op fraude aanzienlijk afneemt.
• Ze verlagen de verwerkingskosten tot 30% in vergelijking met papieren facturen door de eliminatie van handmatige invoer.
• Bovendien vereisen e-facturen minder opslagruimte door digitale opslag en dragen ze bij aan duurzaamheid door het verminderen van papiergebruik en fysieke verzending.

Lees meer over de bescherming tegen factuurfraude

De Belgische overheid biedt een belastingvoordeel voor bedrijven die overstappen op e-facturatie, waarbij je 120% van de kosten voor implementatie en gebruik tussen 2024 en 2027 kunt aftrekken van je belastbare winst. Dit omvat kosten voor softwareaanschaf, personeelstraining en consultancy, evenals terugkerende gebruikskosten zoals je abonnementskost voor OkiOki. 

Lees meer over dit belastingvoordeel

Simpel. Jij start met OkiOki en OkiOki doet de rest. Ze registreert je op het Peppol netwerk en zorgt zo dat jij e-facturen kan verzenden en ontvangen.

Probeer het gewoon even. De eerste 30 dagen zijn gratis.

Je kan zonderprobleem je e-facturen verzenden met OkiOki. Om ze ook te ontvangen in OkiOki moet je je wel eerst uitschrijven bij je bestaande Peppol toegangspunt.

Hoe je je uitschrijft bij een Peppol toegangspunt, lees je hier op ons hulpportaal.

Met Peppol+ en OkiOki kun je niet alleen facturen via Peppol ontvangen, maar ook andere documenten, zoals e-mails en facturen van buitenlandse leveranciers. OkiOki converteert deze documenten naar een aangepast en verrijkt UBL-formaat, waardoor jij als accountant deze documenten sneller kunt afpunten. Daarnaast centraliseert OkiOki al je documenten op één plek, wat tijd bespaart en het risico op fouten vermindert.

Niet elk document zal via Peppol verstuurd worden. Dit betekent dat je sommige documenten nog steeds handmatig moet downloaden of opzoeken. Met Peppol+ wordt dit proces overbodig. OkiOki haalt automatisch alle documenten van je klanten op, op drie niveaus: via hun mailbox, leveranciersportalen en cloudopslag. Zo verzamel je al je facturen op één plek, bespaar je tijd op controle, en zijn je facturen klaar om snel afgepunt te worden.

Met Peppol+ verzamel je al je facturen, inclusief de facturen die buiten het Peppol netwerk vallen op één plek, in een aangepast .UBL formaat. Met Coda+ ga je net een stap verder en verrijk je dit bestand met extra gegevens:

CODA+ is een verbeterde versie van de standaard CODA-bestanden die accountants helpt om betalingen efficiënter te verwerken. Het bestand wordt verrijkt met extra informatie zoals tags, commentaren en unieke gestructureerde mededelingen die zijn toegevoegd via de OkiOki-app. Deze informatie maakt het mogelijk om betalingen automatisch te koppelen aan de juiste facturen of bonnetjes, zelfs als de oorspronkelijke betaling geen gestructureerde mededeling bevat. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking in de boekhouding.

‍